تالیف و ترجمه: یاسمن حسینی
در چند سال گذشته با وجود اتفاقهای متعددی که در جهان رخ دادهاست رهبران کسبوکارها به خوبی متوجه غیرقابل پیشبینی بودن فرآیندهای اقتصادی که بر شهرت، وضعیت بازارها، زنجیرههای تامین و کارمندان تاثیرگذار بودند، شدند. امّا در اکثر اوقات، شرکتها با محو شدن بحرانها علاقه خود را به انعطافپذیری از دست میدهند. زیرا تعداد کمی از شرکتها به طور سیستماتیک درسهای آموخته شده را مدون میکنند و انعطافپذیری را در سازمان خود ایجاد کردند. از آن جایی که بسیاری از سازمانها دیدگاه محدودی نسبت به تابآوری دارند عملکردشان تداوم عملیاتی کوتاهمدت را در طول بحران تضمین میکند. امّا انعطافپذیری واقعی گستردهتر است و شامل ظرفیت شرکت برای جذب استرس، بازیابی عملکردهای حیاتی و پیشرفت در شرایط جدید است و در اصل یک مزیت استراتژیک بالقوه است که شرکتها را قادر میسازد تا زمانی که رقبا از آمادگی کمتری برخوردارند آنها از فرصتها استفاده کنند. پس برای درک بهتر این مفاهیم لازم است که به منظور ایجاد سازمانهای واقعاً انعطافپذیر، رهبران ابتدا باید درباره پنج افسانه که ممکن است مانع از آگاهی آنها شود، اطلاعاتی داشته باشند.
پنج افسانه تابآوری
افسانه شماره 1: انعطافپذیری در اغلب اوقات در مورد زنجیره تامین است.
واقعیت: تابآوری در همه کارکردهای کلیدی سازمان ضروری است.
مختل شدن زنجیره تامین و تاخیر در حمل و نقل آشکار و فوری هستند، امّا تمرکز تنها بر مدیریت بحران حاد کار را از مسیر اصلی منحرف میکند. هنگامی که انعطافپذیری در تمام کارکردهای کلیدی (امور مالی، فناوری اطلاعات و خدمات مشتری) گنجانده شود، شرکتها میتوانند عملکرد خود را بسیار سریعتر و مؤثرتر بازیابی کنند.
افسانه شماره 2: تابآوری مترادف با کاهش خطر است.
واقعیت: تابآوری، به تواناییهای صعودی مربوط میشود.
تابآوری از طریق امکان پیشبینی، آمادهسازی و مقابله با شوکها، تأثیر فوری بحرانها را کاهش میدهد. با این حال، تابآوری شرکتها را قادر میسازد تا به بحرانها به روشهای فرصتطلبانه پاسخ دهند تا در شرایط جدید پیشرفت کنند و محیط رقابتی را به نفع خود شکل دهند.
افسانه شماره 3: تابآوری عمدتاً جزو یکی از ملاحظات عملیاتی است.
واقعیت: تابآوری یک فرآیند استراتژیک است.
در حال حاضر بسیاری از رهبران انعطافپذیری را کم ارزش میدانند و معتقدند که این انعطافپذیری تنها در شرایط محدود و غیرتکراری ارزشمند است. تابآوری نه تنها در طول بحران، بلکه مدتها پس از فروکش کردن بحران نیز ارزش ایجاد میکند و میتواند از راههای مختلفی مزیت رقابتی ایجاد کند که عبارتند از:
- متمایز کردن خدمات از طریق قابلیت اطمینان بیشتر
- سرمایهگذاری در فرصتهای گذرا
- به دست آوردن سهم بازار با استفاده از پیشنهادهای جدید متناسب با شرایط جدید
افسانه شماره 4: انعطافپذیری، هزینهای برای کسب و کار است.
واقعیت: تابآوری، محرک ارزش است.
انعطافپذیری در صورت سرمایهگذاری پیشگیرانه، سود قابل توجهی در آینده به همراه دارد. به عنوان مثال تنوع و قابلیت تطبیقی مستلزم پذیرش یک معاوضه با کارایی کوتاه مدت است. امّا چالشهای موجود در اندازهگیری ارزش بلندمدت تابآوری با معیارهای سنتی، بسیاری از رهبران را به سمت تصمیمگیریهای نزدیکبین سوق میدهد که به طور موثر بر کارایی کوتاهمدت بیش از حد ارزش میگذارند. با این حال، تجزیه و تحلیل تاثیر تاب آوری در یک دوره 25 ساله نشان میدهد که عملکرد در دورههای بحران تقریباً سه برابر عملکرد در دورههای با ثبات است.
افسانه شماره 5: بحرانها بسیار نادر و منحصر به فرد هستند تا سرمایهگذاری در انعطافپذیری را تضمین کنند.
واقعیت: شرکتها به انعطافپذیری نیاز دارند تا در دنیایی که بهطور فزایندهای بیثبات است بتوانند حرکت کنند.
انعطافپذیری میتواند باعث شود که شرکتها برای شوکهای آینده آماده شوند و نسبت به آن واکنش بهتری نشان دهند، خواه این شوکها همهگیر (درگیریهای ژئوپلیتیکی، اثر تغییرات آب و هوایی، تهدیدهای ناشی از امنیت سایبری) یا شامل اختلالات خاص صنعت یا سایر چالشهای پیشبینینشده باشد. امّا در دنیای پر نوسان ما، بحرانها ممکن است بیشتر شوند ولی آسیب دیدن و ضرر کردن افراد نیز عجیب نیست. پس رهبران باید آماده شوند تا سازمان خود را در هر دو دوره پایدار و ناپایدار به طور یکسان رهبری کنند. به همین دلیل آنها برای ایجاد یک سازمان تابآور و انعطافپذیری سیستماتیک در سازمان خود باید هفت اقدام حیاتی را انجام دهند.
- دیدگاه گستردهای از انعطافپذیری اتخاذ کنند.
آنها باید تابآوری را هم یک فرصت استراتژیک و هم یک ضرورت عملیاتی در نظر بگیرند تا با ارزیابی تأثیر عملکرد از دست رفته یا کاهش یافته و اتخاذ یک رویکرد مناسب برای رسیدگی به آن، انعطافپذیری را در هر عملکرد تجاری ایجاد کنید.
- معاوضه بین تابآوری بلندمدت و کارایی کوتاه مدت را بشناسند و به آن رسیدگی کنند.
سرمایهگذاری کم در کارایی میتواند باعث فقدان رقابتپذیری فلجکننده شود در حالی که سرمایهگذاری کم در انعطافپذیری میتواند باعث شکست شرکت یا ضرر رقابتی طولانیمدت شود. رهبران نمیتوانند تلاشهای تابآوری را توجیه و تنظیم کنند تا زمانی که به طور مستقیم به این چالش رسیدگی کنند.
- طرز فکر خود را تغییر دهند.
به بحرانها به جای رویدادهای غیرمعمولی که باید با آنها مقابله کرد بهعنوان اختلالات اجتنابناپذیری که باید برای فرصتهای رقابتی آماده، مدیریت و به کار گرفته شوند، نگاه کنید. چنین تغییری به سازمانها کمک میکند تا در طول بحران تصمیمات پیشگیرانه و آیندهنگر اتخاذ کند که به آن امکان میدهد در چشمانداز پس از بحران شکوفا شود.
- تابآوری را اندازهگیری کنند.
معیارهای کسبوکار را که انعطافپذیری و پاسخدهی را اندازهگیری میکنند (مانند نرخهای بازیابی نسبت به رقبا و سیال بودن پورتفولیو) را معرفی کنید تا تمرکز را فراتر از بهینهسازی عملکرد کوتاهمدت تغییر دهید و به پتانسیل رشد بلندمدت تغییر جهت دهید.
- انعطافپذیری را عملیاتی کنند.
با به کارگیری شش اصل کلیدی، انعطافپذیری را در مقیاسهای زمانی متعدد ایجاد کنید:
شوکهای آینده را با استفاده از یک اصل احتیاط پیشبینی کنید.
احتیاط: در حالی که ممکن است آینده به طور دقیق قابل پیشبینی نباشد، سناریوهای منفی را میتوان به طور قابل قبولی متصور شد. توسعه سیستمهای هشدار اولیه برای شناسایی تغییرات و استفاده از برنامهریزی اضطراری و برگزاری مانور برای آمادهسازی فکری و رفتاری برای فرآیندهای احتمالی در آینده را در نظر بگیرید.
با ایجاد افزونگی، تنوع و مدولار بودن، تأثیر را جذب کنید.
افزونگی: مقدار مناسبی از ظرفیت جذب را در قالب بافرهای اضافی (نقد، موجودی) یا عملکرد اضافی (تامینکنندگان، امکانات تولید) حفظ کنید. تکرار عناصر ممکن است در کوتاه مدت ناکارآمد باشد امّا میتواند در برابر موارد غیرمنتظره سودمند باشد.
تنوع: روی ناهمگونی عناصر کلیدی کسبوکار (محصولات، مدلهای کسبوکار، روشهای تفکر) سرمایهگذاری کنید تا امکان واکنش به تغییرات غیرمنتظره و اجتناب از پاسخهای مرتبط در سراسر یک سیستم را که میتواند منجر به شکست کامل سیستم شود را فراهم کنید.
مدولار بودن: مدولهای جدا از هم (شرکتهای تابعه، نیروگاهها، تیمها) که به طور ضعیف به هم متصل شدند، میتوانند مانند قطعکنندههای مدار عمل نمایند تا از فروپاشی یک سیستم در هنگام تحت فشار قرار گرفتن یک عنصر جلوگیری کنند.
با محیط های نوظهور جدید سازگار شوید.
جاسازی: اهداف و فعالیتهای شرکت خود را با اهداف سیستمهای اقتصادی یا اجتماعی گستردهتری که شما بخشی از آن هستید، هماهنگ کنید. این باعث تقویت روابط با کارمندان، مشتریان، دولتها و شرکای کلیدی میشود که می توان در طول بحران به آنها اعتماد کرد. همچنین از شرکت در برابر بحرانهای آهسته (انحرافات تدریجی در نگرشها و ارزشها که میتواند مدل کسبوکار را خنثی کند یا به آن آسیب برساند) محافظت میکند.
سازگاری: تغییرات برونزا اغلب غیرقابل برنامهریزی و نیازمند یک رویکرد تطبیقی متشکل از آزمایش، انتخاب و تقویت نتایج موفق است. برنامهریزی پویا و تخصیص مجدد سرمایه با تغییر شرایط صورت میگیرد.
تخیل: فراتر از انطباق سعی کنید با بازاندیشی فعالانه کسبوکارها و شکل دادن به محیطهای تجاری به جای قربانی تغییر بودن، عامل اشتیاق برای فعالیت کردن افراد باشید.
- به الگوی رفتارهای رهبری توجه داشته باشند
اتخاذ سیستماتیک تابآوری مستلزم یک تغییر فرهنگی است. غلبه بر تثبیت بیش از حد کارایی کوتاه مدت که از طریق آموزش کسبوکار، فرهنگ محل کار، معیارهای عقب مانده و انگیزههای نادرست ایجاد شدهاست، میتواند دشوار باشد. رهبران باید این تغییرها را برای انعطافپذیری و نهادینه کردن آموختههای بحرانهای اخیر تقویت کنند.
- به بهبود انعطافپذیری سیستمهای اجتماعی که کسبوکارشان به آن وابسته است کمک کنند.
همانطور که همهگیری کووید-19 نشان داد، رهبران و سازمانهای آنها در خلاء عمل نمیکنند. آنها هم بر جوامعی که در آن جا افتادهاند، تأثیر میگذارند و هم تحت تأثیر آنها قرار میگیرند. با شکست جامعه، کسبوکارها نمیتوانند موفق شوند. انعطافپذیری ویژگی سیستمهای یکپارچه است و ارتباطی با بخشهایی از سیستمها مانند شرکتهای شخصی یا واحدهای تجاری ندارند. بنابراین، کسبوکارها باید در مسائل بزرگتر و فراتر از مرزهای سنتی شرکت ایفای نقش کنند. رهبران باید به دنبال کاهش نوسانات و شکنندگی سیستمها و جوامعی باشند که به آنها وابسته هستند و لازم است که ساختار اجتماعی خود را از طریق تلاشهایی مانند کاهش قطبیسازی، بهینهسازی برای ارزش اجتماعی و تجاری و تجسم مجدد مدلهای تجاری برای پایداری تقویت کنند.
با توجه به آن چه بیان شد همهگیری کووید-19 اولین آزمایش تابآوری کسبوکارها نبود و بحران اوکراین هم آخرین آزمایش نخواهد بود. پس کسبوکارها باید از هماکنون برای نهادینهسازی تابآوری قبل از محو شدن درسهای این بحرانها اقدام کنند و آنها را برای بحرانهای بعدی آماده نکنند. پس ما هم در راستای تحقق این اهداف در ادامه درباره تجربههای کسبوکارهای استرالیا صحبت میکنیم تا راهنمای افراد باشد و بیشتر به درک مطالب کمک کند.
در سال 2022، عدم اطمینان اقتصادی و تورم، مسائل زنجیره تامین، کمبود نیروی انسانی متخصص و ادامه انواع جدید ویروس کرونا، استرالیا را تحت فشار قرار دادهاست و آنها یک بار دیگر مجبور شدند تا با چالشهای متعددی روبرو شوند. امّا، استرالیاییها قبل از آن هم دچار عدم اطمینان بودند. ولی بسیاری از آنها پیش از آن روی فناوری سرمایهگذاری کردند تا بتوانند با شرایط موجود سازگار شوند و بسیاری دیگر در حال برنامهریزی برای سرمایهگذاری هستند. گارتنر کل هزینه فناوری اطلاعات استرالیا را 117.2 میلیارد دلار برای استرالیا در سال 2022 پیشبینی کرده که نسبت به سال 2021 به میزان باورنکردنی 13.1 درصد افزایش یافتهاست.
معاون پژوهشی برجسته گارتنر، جان دیوید لاولاک، اظهار داشت: ((مدیران فناوری اطلاعات، سرمایهگذاریهای فناوری اطلاعات را تسریع میکنند زیرا اهمیت انعطافپذیری و چابکی در پاسخ به اختلال را درک میکنند. در نتیجه بر اولویت خرید و سرمایهگذاری در حوزههایی از جمله تجزیه و تحلیل، رایانش ابری، تجارب یکپارچه مشتری و امنیت متمرکز شدند)).
همراه با سرمایه گذاری در فناوری، شرکتها در استرالیا تمرکز شدیدی بر بهبود فرآیندهای تجاری دارند. در حالی که برای اعمال بهبودهای فرآیندی که کارایی و سود عملیاتی را افزایش میدهد برنامهریزی و انضباط مورد نیاز است و بهبود فرآیندها در مقیاس کوچکتر میتواند نتایج فوری و بهتری را به همراه داشته باشد. با توجه به عدم قطعیتی که بسیاری از شرکتها در سالهای اخیر با آن مواجه بودند، هرگز زمان بهتری برای تمرکز بر روی طرحهایی که انعطافپذیری کسبوکار را بهبود میبخشند، وجود نداشته است پس در اینجا بهترین پیشرفتهای فرآیند کسبوکار است که در سال 2022 و بعد از آن، انعطافپذیری را برای سازمانها ایجاد میکند، معرفی خواهیم کرد که عبارتند از:
بررسی فرآیندهای سالهای گذشته
نگاهی به فرآیندهای سالهای گذشته زمینه را برای فرصتهای پیش رو فراهم میکند. این یک فرصت ارزشمند برای تجزیهوتحلیل آنچه در گذشته کار کرده است و آنچه که باید بهبود یابد، فراهم میکند. پس برای درک عملکرد گذشته، به وضوح ماموریت و چشمانداز شرکت و اهداف تجاری محدود به زمان که برای رسیدن به آن تلاش کردهاید، نیاز دارید. به همین خاطر یک تجدید نظر سریع در مورد ماموریت و چشمانداز کاری خود انجام دهید زیرا بیانیه ماموریت نوع فعالیت شرکت، اهداف و نحوه تحقق آنها را مشخص و بیانیه چشمانداز نیز موقعیت ایدهآل آینده شرکت را توصیف میکند. پس ماموریت را به عنوان بازتابی از امروز و چشمانداز را به عنوان تلاش برای رسیدن به آرزوهای خود در آینده در نظر بگیرید. به همین دلیل لازم است که هنگام بررسی عملکرد سال گذشته از دادههای دقیق و مرتبط استفاده کنید تا بتوانید به این سوالها پاسخ دهید که:
- آیا معیارهای عملکرد شما برای دستیابی به اهداف کسبوکار خاص حیاتی است؟
- آیا در بازههای زمانی تعیین شده به آنها رسیدند؟
- آیا معیارهای شما به نحوی از ماموریت و چشمانداز شرکت شما پشتیبانی میکند و شما را به وضعیت فردای آرمانی نزدیکتر میکند؟
سپس با یک ایده روشن از دادهها و معیارهای مربوطه استفاده کنید تا مشخص شود که چه چیزی موثر بودهاست و چه چیزی نیاز به بهبود دارد.
بررسی دقیق فرآیندهای کسب و کار
در اغلب موارد تصور میشود که قبل از در نظر گرفتن BPI (بهبود فرآیند کسب و کار) همه فرآیندهای کسبوکار باید راه اندازی، مستندسازی و اجرا شوند. امّا شما با تمرکز بر روند اصلی فرآیندها میتوانید آنهایی را که زمانبر هستند ولی کارایی ندارند، حذف کنید و زمان خود را به مواردی که قابلیت بهبود و ارتقا دارند اختصاص دهید. پس BPI عملکرد موفقی برای حذف فرآیندهای کم ارزش و پیچیده دارد که این باعث صرفهجویی در وقت شما، کاهش هزینههای عملیاتی و افزایش خروجی میشود و بهترین موقعیت برای شروع هر ابتکار بهبود فرآیند، صحبت با افرادی است که مسئول مجموعهای از فرآیندها هستند. این مکالمات برای BPI حیاتی است. البته این فقط در مورد حل مشکلات نیست بلکه در مورد ایجاد یک فرهنگ بهبود مستمر است که فرآیندهای کسبوکار شما را تقویت میکند و ارزش ماندگاری را ارائه میدهد و به شما کمک میکند تا به مرور زمان دستاوردهای چشمگیری داشته باشید.
استفاده از ابزارها برای همگام شدن با شرایط جدید
وقوع همهگیری، شرایط کاری جدیدی را برای همه افراد در جهان ایجاد کرد. امّا عملکرد اشخاص برای انجام کار از راه دور به آنها کمک کرد تا میزان همکاریها افزایش یابد و باعث ایجاد انعطافپذیری طولانی مدت در کسبوکارها شد و کارایی را افزایش داد. علاوه بر آن استفاده از برنامههای کنفرانس ویدیویی مانند Zoom و Google Meet هم این امکان را برای تیمها فراهم کرد که در طول تعطیلیها هم با یکدیگر در ارتباط باشند و به فروشندگان کمک کرد تا با مشتریان در تماس باشند. ضمنا، پلتفرمهای ذخیرهسازی و اشتراکگذاری فایلهای ابری مانند شیرپوینت و دراپباکس نیز به کسبوکارها اجازه داد تا به طور مشترک کار کنند و اطلاعات بیشتری را به دست آورند. پس با این سرویسهای مبتنی بر ابر، اسناد ثابت کمتری روی صفحه نمایش رایانهها قرار گرفتند و همکاریهای فعال بیشتری به وجود آمد. سیستمهای ERP مبتنی بر ابر هم دسترسی ایمن مبتنی بر نقش را برای کارمندان در کل عملیات تجاری به ارمغان آوردند و شرکتها توانستند تا از راه دور با تمام دادهها و مشابه عملکردهای حضور در دفتر کار به فعالیتهایشان ادامه دهند. در حال حاضر اکثر شرکتها مجموعه ابزاری از برنامههای ابری دارند که همه را بدون توجه به جایی که تیمها کار میکنند آنها را ساختند و مشغول به کارند.
اتوماسیون اهرمی
اتوماسیون کارهای تکراری میتواند مدیریت هشتاد درصد از فرآیندهای زمانبر را انجام دهد و به تیم شما هم کمک میکند تا زمان بیشتری را به تمرکز بر ابتکارات استراتژیک اختصاص دهند. به طور کلی اتوماسیونهای ساده مکانی عالی برای شروع هستند مانند پاسخدهندههای خودکار ایمیلی که درخواستهای مشتری را تأیید و انتظاراتی را از زمان دریافت پاسخ تعیین میکنند. به همین دلیل هنگامی که آماده صرفه جویی جدی در زمان هستید راه حلهای ERP مبتنی بر ابر مانند NetSuite میتوانند خودکارسازی کل فرآیندهای کاری شما را انجام دهند. پس چند حوزه کلیدی کسبوکار خود را برای خودکارسازی پیدا کنید تا احتمالات را مشاهده نمایید و تغییرها را احساس کنید.
استفاده از برنامهریزی و بودجه برای پیشرفت کارها
تغییرات غیرمنتظره و سریع در تقاضاهای دستهبندی محصول، اقدام قاطع را دشوار میکند و به خاطر آن که بسیاری از شرکتها برای مدیریت برنامهریزی مالی اطلاعات ثابت را از چندین منبع قطع شده استخراج میکنند و با تغییر شرایط، مدیریت صفحات گسترده پیچیده، تأیید دادهها و بررسی دستی مفروضات به زمان قابل توجهی نیاز دارد. امّا برنامهریزی و بودجه NetSuite یک راهحل سیستمی است که دسترسی به یک محیط واحد مبتنی بر ابر را باز میکند. به طور کلی دادهها در یک سیستم مرکزی وارد و مدیریت میشوند و مدیریت اطلاعات را برای همه ذینفعان سریعتر و آسانتر میکنند. هنگامی که تیمهای مالی در مورد گزارشهای برنامهریزی و بودجه با یکدیگر همکاری میکنند میتوانند از ورودیهای معنیدار مدیران تجاری و عملیاتی استفاده کنند. ضمنا بینش مالی دقیق همراه با رویکرد مشارکتی برای برنامهریزی و بودجه، میتواند کسب و کار شما را در موقعیت بسیار انعطافپذیری قرار دهد.
کار کردن با شرکای فناوری مناسب
کار با شریک فناوری مناسب به اندازه انتخاب بهترین فناوریها برای ایجاد انعطافپذیری کسبوکار شما مهم است. هنگامی که شرکای فناوری را ارزیابی میکنید باید به عوامل حیاتی برای کسب و کار خود فکر کنید. ضمنا به خاطر آن که شفافیت ارتباطات موضوع مهمی است پس شما باید اطمینان حاصل کنید که آن شریک حاضر است قبل از ارائه مشاوره تخصصی خود زمان خاصی را به کشف چالشها، اهداف و نیازهای شما اختصاص دهد. علاوه بر آن، از شریک مورد نظر خود، توصیهها و معرفی مراجعی را بخواهید که کیفیت کار و پایبندی او به تحویل به موقع پروژه را تائید میکنند یا با مشتریان او درباره این موضوع صحبت کنید. به عنوان مثال DWR یک شریک فناوری قابل اعتماد استرالیایی است که با گرد هم آوردن فناوری ابر ERP مناسب، چارچوب فرآیند و کارشناسان کسبوکار ابزارهایی را برای تقویت موفقیت ارائه میدهد. این تیم بیش از 250 پروژه را به موقع و با بودجه اجرا کرده است. کارشناسان ERP ابری روابط پایداری با مشتریان خود ایجاد میکنند و به طور مداوم به دنبال راههایی برای افزودن ارزش به پیادهسازیهای جدید و موجود هستند. پس بهرهگیری از توصیهها و ایدههای متخصصان این حوزه میتواند برای ادامه ایجاد انعطافپذیری کسبوکارها در آینده سودمند باشد.
تالیف و ترجمه: یاسمن حسینی
منابع:
1. https://hbr.org/2022/03/make-resilience-your-companys-strategic-advantage, Make Resilience Your Company’s Strategic Advantage
2. https://dwr.com.au/business-process-improvements-that-will-build-resilience-in-2022/, Business Process Improvements that Will Build Resilience in 2022